Sürekli büyüme gösteren şirketler karşılaştıkları problemlerin çoğunu çözerek bugünlere gelmişlerdir. Ancak söz konusu problemlerin kurumsal ve sistematik bir yaklaşımla ele alındığını söylemek zordur. Bazı kronik problemlere kesin teşhis konulamaması veya uygulamadaki güçlükler nedeniyle sadece geçici önlemler alınarak çalışmaya devam edilmesi, zamanla kalitesizlik maliyetlerinin artmasına neden olmaktadır. Bu tür sorunların bedelini ise genellikle müşteriler ödemektedir.

Toplam Kalite Sistemi’nde :

• Her konuda
• Tüm çalışanların katılımıyla
• Zamanın tümünde

sürekli iyileştirme  çalışmalarının gelişmesine yardım edecek “öğrenen, düşünen ve geliştiren” şirket kültürünün yaratılmasına çalışılmaktadır. Bu kültürün tüm fonksiyonlara yerleştirilmesinde “çalışanların katılımı ve yetkilendirilmesi” en önemli başarı faktörü haline gelmiştir.

Sürekli iyileştirme çalışmaları, şirketlerdeki kronik problemlerin veya iyileştirmeye açık alanların süratle ele alınıp çözüme ulaştırılması için kullanılan bir yaklaşımdır. Problemler bir defaya mahsus değildir. Herhangi bir şirket veya kuruluş yaşamı süresince problemlerle bir arada olacaktır. Başarılı şirketler bu problemleri erken teşhis edebilme ve ortadan kaldırmada hızlı ve etkin davranabilen şirketlerdir. Bu tür şirketler karşılaştıkları her problemden ders almakta, öğrenmekte ve problemlerin sayısını ve şirket neticeleri üzerindeki olumsuz etkisini giderek azaltmaktadır, yani kısaca önlemektedir.

Şirketlerde rastlanan ve şirketlerin hedef ve stratejilerine ulaşmasını engelleyen çeşitli  problemlere karşı çalışanların katılımını sağlayan ve dünyada yaygın kabul görmüş olan metod ekip yaklaşımıdır. Sürekli iyileştirme çalışmalarının esasını ekip çalışması oluşturur. Ekip çalışması insanların sık sık toplanması, dostane ilişkiler içinde bulunması veya bir işi birlikte yapmaları değildir. Ekip çalışması, belirli hedefleri,  yöntemleri ve uyulması gereken bir disiplini olan bir çalışma şeklidir. Çünkü bireylerin tek başlarına sistemdeki hataları keşfetmeleri kolay değildir.

Bir problem, birçok çalışanı veya fonksiyonu etkilediğinde ve tek bir kişi veya fonksiyon tarafından kısa sürede çözülemediğinde, problemi her boyutu ile el alarak analizini yapacak ve bir daha oluşmayacak şekilde ortadan kaldıracak bir ekip oluşturulmalıdır. Ekipler ise konuya bütünsel bakarak ve farklı bakış açılarının yarattığı sinerjiden yararlanarak, problemlere kapsamlı ve etkin bir çözüm getirebilirler. Çeşitli bölümlerden konunun uzmanı kişilerin katılımıyla oluşturulan ekipler belirli bir mantık ve düzenli bir yaklaşım ile verileri ve uygun teknikleri kullanarak ellerindeki problemi kapsamlıca araştırır, asıl sebepleri belirler ve çözüme kavuştururlar.

Organizasyonun her kademesinden çalışanlar, iş ve imalat süreçlerini iyileştirmek, problemleri çözmek, müşteri tatminini sağlamak için esnek ve yeni bir iş yapısında biraraya gelerek, ürün /hizmetlerini geliştirmek için yetkilendirirler.

Aynı şekilde, bir sürecin daha iyiye götürülmesi, yeni bir Kalite İyileştirme faaliyeti planlandığında da, o sürecin bütün boyutlarını ele alarak analiz yapacak ve performans standartlarını daha üst düzeylere çekebilecek bir ekip oluşturulmalıdır. Ekipler, problemin gerektirdiği bilgi sevişyesine, ekip çalışması, problem çözme ve önerilen tedbirleri yerine getirmede belli yeteneklere ve yetkilere sahip kişilerden meydana gelir.

Sürekli iyileştirme çalışmaları için en yaygın olarak kullanılan 3  ekip türünden bahsetmek mümkündür.

İyileştirme Proje Ekipleri

İyileştirme proje ekipleri, profesyonel kişiler, uzmanlar, yöneticiler ve icrayı bizzat gerçekleştiren 5 – 8 kişilik çalışma gruplarıdır. Bir kalite problemini çözmek amacıyla ekip çalışması yaparlar. Sistematik bir problem çözme yaklaşımı kullanarak uygun araç ve metodolojilerden yararlanırlar. Bir ekibin karakteristikleri şunlardır :

• Ekipler genellikle fonksiyonlar arasıdır
• Ekip üyeleri problem çözme sürecine katkıda bulunacak yeteneğe sahip olan ve daha önceden bu konuya ilgi göstermiş kişilerden seçilir
• Seçilen kişilerin katılımı zorunludur
• Seçilen problemler genellikle fonksiyonlar arasıdır
• Seçilen problemler önemlidir ve şirketin başarısı üzerinde önemli bir etkiye sahiptir
• Projeler makul ve planlanan tarihte bitirilmelidir
• Başarının ölçüsü problemi çözmektir
• Problemin çözümü uygulamaya konup, beklenen sonuçlar alınmaya başladıktan sonra ekip dağılır

Süreç Geliştirme Ekipleri

Şirketlerin kalıcı başarısı için stratejik öneme sahip tüm iş süreçlerinin fonksiyonel yapılanma ve karar mekanizmalarının getirdiği tüm kısıtlamalardan kurtarılarak, gerekli iyileşme ve sıçramayı sağlayacak şekilde geliştirilmesi gereklidir. Bu ise şirketlerin tüm ana iş süreçlerinin birbiriyle ilintisi ve etkileşimlerinin gözetilerek, sistematik bir şekilde ele alınması ve geliştirilmesi ile mümkün olabilir.

Süreçlerin yeniden ele alınıp iyileştirilmesi Süreç Geliştirme Çalışmaları ile yapılır. Bu çalışmaların temel karakteristikleri şunlardır :

• Şirketler organizasyonlarının Kritik Başarı faktörleri ve stratejilerinden hareketle geliştirilecek süreçleri tesbit ederler
• Şirket üst yönetimi tarafından her bir süreç geliştirme çalışması için bir süreç sorumlusu ve süreç lideri atanır
• Süreç geliştirme ekibi metodolojiyi kullanarak , geliştirilecek sürecin :
• Hedef ve kapsamını belirler
• Süreci analiz eder
• Süreci yeniden tasarlar
• Yeni tasarımı test eder ve gerekli düzenlemeleri yapar
• Uygulamayı gerçekleştirir
• Uygulamanın sürekliliğini sağlar ve süreç geliştirmeyi sağlayıcı önlemler alır

Kalite Çemberleri

Kalite Çemberleri, çalıştıkları iş ortamıyla ilgli problemleri çözmek için gönüllü olarak biraraya gelen çalışanlardan oluşur. Genellikle işçi seviyesinde katılımlar fazladır. Kalite çemberleri yalnızca verimliliği ve kaliteyi arttırmak için değil, aynı zamanda çalışanlar tarafından, kendi iradeleriyle, işlerini daha anlamlı ve değerli kılmak üzere oluşturulmaktadır. Kalite Çemberlerinin karakteristikleri şunlardır :

• Kalite çemberine katılanlar aynı operasyon alanından gelmektedir
• Konuyu veya problemi katılımcılar seçer
• Katılım gönüllüdür
• Tartışılmak için seçilen problemler, çalışanların çalıştıkları alanla ilgilidir
• Çözümü aranan problemler işletme için hayati öneme sahip değildir
• Projenin bitirilmesi için bir zaman kısıtı konulması şart değildir
• İyileştirme için bir teklif hazırlandıktan sonra çemberin işi sona erer