Kurumsallaşma ve Süreçler

Bundan önceki yazılarımı hatırlayın lütfen… Süreçleri listelediniz, sınıflandırdınız, tanımladınız. Haydi diyelim ki, organizasyonu da revize ettiniz. İş bitti mi ? Bu aşamada “Süreç Yönetim Sistemi”ni kurduk diyorsanız ne yazık ki yanılıyorsunuz. Sistemi kurmak bu kadar kolay değil, ancak bazı şekil şartlarını yerine getirdiniz. Ortada henüz entegre bir yapı yok. Biraz açalım…..

Önce yazının başlığı ile başlayalım: Kurumsal bir firmada mı çalışıyorsunuz ? Eğitim ve toplantılarda konuyu açmak amacıyla sorduğum sorulardan biri. İçinizden ne gibi yanıtlar verdiğinizi ezbere biliyorum (verilen yanıtlar sonrası kaç kilo veya kaç metre kurumsalsınız diye sorduğum bile olmuştur). Aranızda: “iyi söylüyorsun da, biz henüz kurumsallaşmanın ne olduğunu anlayamadık !” diyenler de olabilir. Bu amaçla biraz tanım yaparak başlayacağım.

Herşeyden önce, yarının iş ortamının; bugünden daha hızlı, daha karmaşık,  daha değişken ve daha rekabetçi olacağı bir gerçek (bunlar Covid öncesi söylediklerim, bugün bunlara ne eklenecek daha belli değil). Amaç, her şirketin kuruluş ve yaşam amacı olan kar edebilme yetisini daha güçlü hale getirmek. Ancak araştırmalar, şirketlerin sürekliliğini engelleyen faktörlerin en başında, şirketin belli bir büyüklüğe ulaştığı halde “kurumsallaşma” çalışmalarının başlatılmaması olduğunu gösteriyor.

Kurumsallaşma için var olan çok sayıda tanımdan biri der ki: “Bir karaktere sahip olma ve bu karakteri ifade edecek resmi bir yapının varlığı”. İyi de karakter ne ? Bunu “karakter sahibi insan” tanımıyla açıklayacağım. Karakter sahibi insan: “Değerleri, ilkeleri olan, davranışları  ve kararları bu değer ve ilkelerle ve kendi koyduğu kurallarla tutarlı olan kişi”dir. Haydi, şimdi benzer bir tanımı karakter sahibi şirket için yapalım: “Davranışlarında, kararlarında tutarlılık gösterme yeteneğini geliştirmiş, ilke ve kuralların var olduğu bir şirket”. Yavaş yavaş geliyoruz…

En sevdiğim tanımlardan biri ise (biraz geniş olsa da): “Kurumsallaşma; bir işletmenin kişilerden bağımsız olarak saptanmış amaç ve hedefler doğrultusunda faaliyet göstermesi, kurallara, standartlara, süreçlere sahip olması, değişen çevre koşullarını takip eden sistemleri kurması ve gelişmelere uygun olarak organizasyonel yapısını oluşturması; kendisine özgü iletişim ve iş yapma yöntemlerini kültür haline getirmesi ve böylece diğer işletmelerden farklı ve ayırt edici bir kimliğe bürünmesi sürecidir”. Bahsedilen amaç ve hedefler öylesine güçlü ve çekicidir, ilke ve değerler öylesine sağlam ve bağlayıcıdır ki, işletmenin yöneticileri kendilerini bunlara uygun hareket etmek zorunda hissederler. Diğer bir deyişle bunlar, yöneticilerin kişilik ve kararlarından etkilenmeyen kavramlardır. Bu kavramlar, vizyon, misyon, ilke ve değerlerden başka bir şey değildir.

Vizyon, misyon, ilke ve değerler kurumsallaşma kavramının manevi yönünü oluştururken, sistem, süreç vb. unsurlar da maddi yönünü oluşturmaktadır, yani kurumsallaşma kavramının sadece bir parçasıdır.  Bazı kuruluşların ISO 9000 çalışmaları ile sistem ve prosedürlerini oluşturdukları halde hala kurumsallaşamadıkları da görülebilmektedir.

Konumuz misyon, vizyon ve değerler değil. Dolayısıyla şu an için bunlar hakkında fazla bir açıklama yapmayacağım. Ancak Süreç Yönetim Sistemi’ni anlatmaya başladığım ilk yazılarda ne dediğimi hatırlayın lütfen “Vizyona ulaşmak ve misyonu gerçekleştirmek”. Burada anahtar cümle işte bu. Bir firmanın kurumsallaşması için, öncelikle vizyonun, misyon ve değerlerininin oluşturulması gereklidir (ve bütün bunlar saksıda süs bitkisi olmamalı, herkes tarafından bilinen, hissedilen ve  paylaşılan unsurlar olmalıdır). Bütün bunlar “Stratejik Planın Yapılması” yaklaşımında tanımlanmış ve uygulamaların belirli kurallar çerçevesinde yapılıyor olması gerekir. Bu amaçla süreçlere odaklanılmalı, bunların performans göstergeleriyle kurumsal, bölüm ve bireysel hedefler birbirleriyle ilişkilendirilmelidir (bundan sonraki yazıların ana konusu !).

Bu aşamada, yanlış algılanan bir konuya değinmek durumundayım. Kurumsallaşma sadece şirket yönetiminin profesyonel kişilere devredilmesi değildir, yani profesyonel kadroların oluşturulmasındaki amaç aile bireylerinin şirketten uzaklaştırılması olmamalıdır.  Kurumsallaşma, işlerin belirli kurallar çerçevesinde yürütülmesidir. Profesyonelleşme ise işlerin yetkin kişiler tarafından yapılması ile ilgilidir. Başka bir anlatımla, kurumsallaşma şirketin iş akışındaki sistematik ile, profesyonelleşme ise bu sistematiği yürütecek insan kaynağı ile ilişkilidir. Aile bireyleri kurumsallaşma ile beraber (işlere uygunluk sağlıyorlarsa)  yetki devralıp, sorumlulukları üstlendiklerinde şirkette profesyoneller gibi görev almalarında hiçbir sakınca  olmamalıdır.

Kurumsallaşmanın bir kuralı veya anayasası yok. Her kuruluş kendi özellikleri doğrultusunda çalışmaları sürdürmektedir. Ben yine EFQM Mükemmellik Modeli’ni bu amaçla harika bir araç olarak tepe tepe kullanıyorum.

Devam edecek…