Stratejiler ve Süreçler

Kuruluşlarda planlama yaparken 2 ana plan kullanırım. Bunlardan biri Stratejik Plan (SP), diğeri ise Yıllık Plan ve Bütçe (YPB) dir. Dikkat edin lütfen, “Bütçe” değil “Yıllık Plan ve Bütçe”den bahsediyorum. Eğer bütçeyi süreç bazlı ve yapılması gereken faaliyetlere göre oluşturursanız (tabii ki sahiplendirilmiş, zamana yayılmış ve parasal ifade edilmiş),  bu YPB olur. Tabii, bunu yapabilmek için “Süreç Yönetim Sistemi”ni oturtmuş olmanız gerekiyor.

SP, bir kuruluşun orta – uzun vadeli hedeflerinin gerçekleştirilmesi için yapılması gereken faaliyetleri içerir. Bunlar yeni yaklaşımlar,  önemli organizasyonel değişiklikler ve yatırımlar,  değişim ve yenileşim projeleri, yeni uygulamalar ile sıçramalı iyileştirmeler vb. gibi para ve Yönetim Kurulu kararı gerektiren faaliyetlerdir.  SP;  vizyona ulaşmak, misyonu gerçekleştirmek amacıyla yapılacak çalışmalar için gerekli olan maddi ve beşeri kaynak kullanımının 3 – 4 yıllık bir zamana yayılmasını sağlar (kaynaklar hiçbir zaman sınırsız değil !).

YPB ise kısa vadeli (1 yıl) hedefleri  ve bunların gerçekleştirilmesi için planlanan faaliyetleri, ilgili süreçlerin kapsamında belirtilmiş şekilde içerir. YPB’nin asıl girdisi SP’dir.  Pazar, ekonomik göstergeler, paydaş beklentileri, rekabet, sosyal, politik, teknolojik, yasal vb. gibi SP’nin yapıldığı zamanda öngörülememiş değişim ve değişiklikler (dinamik SP yaklaşımı), her yıl mevcut SP ile birlikte ele alınarak değerlendirilir, gözden geçirilir, gerekiyorsa revizyonlar yapılır ve YPB hazırlanır. (Not: Şimdilik bu kadar, bu konuyu daha sonra ele alacağım “Stratejik Planlama” yazılarında detaylı vereceğim).

Şekle göz atın lütfen.

2019 yılının sonundasınız. İş sonuçlarınızı değerlendirip gözden geçiriyorsunuz (2019 Yılı Sonuçlar). Bu sonuçları ne ile elde ettiniz ? Süreçleriniz, yaklaşımlarınız (daha önceki yazılarda anlatmıştım) bir de projeleriniz. Proje burada yeni bir kavram. Süreç ile proje arasındaki fark; projeler başlar ve biter, ancak süreçler  süreklidir ve yinelenir. Süreçler için “yapılan iş” demiştim daha önce, projeler de öyledir ama süreklilik arzetmezler.  Şekil bize 2019 yılı hedeflerine ulaşılamadığını gösteriyor (hedeflerin doğru bir şekilde verildiğini varsayıyorum). Sonuç bir şeyler ters gitmiş. Yapılması gereken ne ? “Süreç İyileştirme” planlarının yapılması. Dolayısı ile 2020 veya 2023 yılı hedeflerini ortaya koyarken, bu iyileştirmelerin de planlanıp uygulamaya konulması gerektiğini unutmayın.

2019 yılının sonunda SP yaptığınızı düşünelim (4 yıllık). Bu örnekte, her kuruluşun en önemli hedeflerinden biri olan “büyüme” hedefini işin içine kattım. Yani kuruluşun 4 yıl sonunda büyüme göstermesi hedefleniyor. Şimdi büyüme için ne gerekebilir ? Belki yeni bir fabrika, belki yeni bir üretim hattı, belki yeni pazar veya yeni ürünler. Bunları eldeki mevcut kaynaklarla yapma olanağı var mı ? Bana göre olmaması gerekiyor, çünkü varsa kuruluş “verimsiz” çalışıyordur ve birilerinin “elde bu kadar kaynak varsa neden yapılmadı ?” sorusunu sorma olanağı olur !

2023 yılı hedeflerini ve buna ulaşmak için gerekli “stratejik” faaliyetleri planladınız (yine hedeflerin rasyonel bir şekilde verildiğini varsayıyorum). Bazı kuruluşlar buna “yatırım planı” adını veriyor. Ancak yeni pazar, yeni ürün vb. de olabilir bu planda (bunlara da yatırım demek mümkün tabii ama ben genelde ayırıyorum). Eğer fiziki unsurlara yatırım yapılacaksa, bu plandan önce de “teknoloji planı”nın oluşturulmasını bekliyorum.

Şimdi gelelim YPB’ye. YPB, öncelikle SP’nin ilk yılına ait olan faaliyetler (yani 2020 yılında  yapılması planlanmış stratejik faaliyetler), süreçlerde gerçekleştirilecek iyileştirme faaliyetleri (2019 yılından kalan) ve 2020 hedeflerine ulaşmak için gerekli süreç bazlı faaliyetlerden oluşur.  Kademeli gerçekleştirilen taktiksel iyileştirme ve faaliyetler SP’de değil YPB’de yer alır. Aşağıda bu yaklaşımların basit bir şemasını veriyorum.

Neden bunları anlattım? Geçen yazımda da belirtmiştim. Süreçler ve Stratejiler birbirleri ile bire bir ilişkilidir. Kuruluşların başarısı süreçlerinin sürekli geliştirilmesi ile mümkün olmaktadır. Bunu gerçekleştirebilmek tüm süreçlerin birbirleriyle ilintisi ve etkileşimlerini de gözeterek sistematik şekilde ele alınması ve geliştirilmesi ile mümkün olmaktadır. Ackoff’un da dediği gibi “Şayet bir sistemi alır, parçalarına böler ve parçaların en iyi şekilde çalışmasını sağlarsanız, bir şeyden kesinlikle emin olabilirsiniz: sistem bir bütün olarak en iyi şekilde çalışmayacaktır”. Bu nedenlerle stratejiler ve süreçler birbirinden ayrılmaz 2 parçadır.