Süreçlere Dayalı Organizasyon

Charles Weaver, “TKY’nin Dört Aşaması” kitabında (Sistem Yayıncılık) der ki: Geleneksel kuruluşlar, çoğunlukla, yatırımları karşılığında makul bir kazanç elde etmeyi bekleyen kişilerin şirketleridir. Şirket sahipleri bu amaçla, işletmeyi otorite piramitleri ya da düğün pastası yapıları şeklinde organize eden profesyonel yönetici çalıştırırlar. Onlar da şirketlerini kendilerine okullarda öğretilen kurallara göre idare ederler.

Ben demiyorum, Weaver demiş. Ben deseydim, biliyorsunuz “sözüm meclisten dışarı” derdim. Ancak ben Weaver’in tanımlamasına bir tane daha ekledim. ÇAM AĞACI’na benzer  organizasyon. Süreç Yönetim Sistemi’ni oluşturmadan, süreçleri listeleyip tanımlamadan oluşturulan bir organizasyon ???

Danışmanlığını yaptığım hiçbir kuruluşta, yazı dizisinin 5 ve 6. bölümlerde anlattığım duruma gelmeden bir organizasyon şeması oluşturmadım.  Baştan itibaren aşağı yukarı ne yapacağımı biliyor muydum ? Evet. Ancak organizasyon şeması her zaman baş ağrıtan dertli bir konu olmuştur. Üst Yönetim’den başlayarak, yapılacak değişimin anlaşılması ve kabullenmesi için önce bu aşamanın tamamlanması gerekiyor, (süreçlerin listelenip tanımlanması) yoksa “değişime direnç”.

Yazı dizisinin 3. bölümünü hatırlayın: Değer Zinciri Analizi yardımıyla Üst Süreç’ler belirlenmişti. Şimdi bunları sahiplendireceğim: Genel Müdür altında, üst süreç adlarına paralel belirlediğim, 7 Direktör koydum. 2 Üst Süreç’i de 2 ayrı Kurul’a sahiplendirdim.

(Kendime not: bir yazıda kurul sistematiğini ele almalıyım). Bu sadece anlatabilmem için kullandığım bir örnek, şablon değil. Örneğin, dikkatli bir okur “Kalite Güvence” sürecini merak edebilir. Yaptığımız iş bir gömlek değil. Şirketten şirkete, yapılan işe vb. unsurlara göre değişim olabilir.

Şimdi, Üst Süreç’lere paralel olarak Üst Yönetim organizasyonu bitti. Ancak sesler – düşünceler duyuyor gibiyim…. Evet, şirketlerin büyüklüğü, yaptığı işe göre bazı yerlerde Direktör değil, Genel Müdür Yardımcısı vardır (bazen ikisi de). Bazen 2, bazen 3 veya daha fazla. Ben süreçlere dayalı oluşturduğum organizasyonlarda bu kademeyi çok fazla kullanmak istemem (tabii şirket değişimi buna izin verirse). Müdür ile Genel Müdür arasında sadece Direktör kademesini koyarım, böylece birkaç üst süreçten sorumlu olan Genel Müdür Yardımcısı sorumluluğunu azaltırım (bu ünvana karşı olduğum anlamı çıkmasın, sadece iş yüklerine üzülüyorum). Ancak şirketten şirkete değişen dinamikleri mutlaka hesaba katmak gerekiyor (burada da bizler devreye gireriz).

Şimdi gelelim orta kademeye, yani ana süreçlerin sahiplendirilmesine. Defalarca belirttim, bu süreçlerin sahipleri Müdür’lerdir  (bunun yerine değişik ünvanlar da olabiliyor). Üst süreçlerde olduğu gibi, bir Müdür birden fazla ana süreci sahiplenebilir. Örnek: organizasyon küçük ise, İK Üst Süreci’nin altındaki tüm ana süreçleri İK Müdürü’ne sahiplendirebilirsiniz veya İşe Alma Müdürü, Eğitim Müdürü vb. şekilde ayırabilirsiniz. Ancak nasıl yaparsanız yapın, Üst Süreç adları ile sahiplerinin adları nasıl paralel ise, Ana Süreç adları ile sahiplerinin adları da paralel olmalıdır.

Devam edecek…