İnsan Kaynakları’na…

“Anadolu Ateşi” gösterisine gidenler mutlaka vardır. Güzel kostümler, dansçılar, ışık ve dekor… Ben gittiğimde gösteriyi bir türlü  bu şekilde izleyememiştim. Hocayım ya, ille başka bir şekilde bakacağım.

Düşünün sahneye bir kaç kapıdan yüzlerce dansçı giriyor, herkes üstüne düşen figürleri yapıyor, hem de diğerleri ile uyum içinde ve kimse kimse ile çarpışmıyor. İşte size bir SÜREÇ, hem de en güzelinden.

Şimdi bunu neden anlattım ? Literatürde “GÖREV TANIMI” denen bir unsur var. Bilirim İK’cılar (beni bağışlayınız, bu kadar kısa bir yazıda kısaltma kullanmak durumundayım !) bu konudan nefret ederler. Bu tanımlar genelde çalışanlar tarafından değil, İK tarafından yazılmak zorunda kalınır. Eleştiri olsun diye söylemiyorum, çoğu zaman bu tanımda “arkadaşları ile iyi geçinmek” vb. ifadeler bile yer alır (tamam, tamam sözüm meclisten dışarı !).

Süreç Yönetim Sistemi’ni içselleştiren kuruluşlarımda bendeniz bu ifadeyi kaldırdım. Onun yerine “ROL TANIMI” diyorum. Anadolu Ateşi’nde de dansçılar rollerini yapıyorlar. Bir süreç sahibi, süreç içindeki fonksiyonlar ve süreç adımlarını yürüten herkes, çeşitli şekilde tanımlanmış olan rollerini gerçekleştiriyorlar. Önemli olan senaryonun (süreç tanımının) iyi olması.

Ama senaryoyu yazmak çok önemli. ISO’da bir kural vardır, “yaptığını yaz, yazdığını yap”. Bu nedenle süreç tanımının gerçek uygulamaya yönelik olması gerekiyor (saksıda süs bitkisi değil). Genelde ben prosedür veya süreç, adına ne derseniz deyin, uyumun % 60’ı geçmediğini gözlemledim (yine sözüm meclisten dışarı). Eh şimdi durum böyle ise (ki çoğu zaman böyle), iç denetim yapanlar neye bakacaklar. Zaten yazılan yapılmıyor ki ? Sonuç: yapılanın yazılması, yazılanın da yapılması gerekli…

“Bu yazının İK ile ne ilgisi var”ın yanıtına gelelim. Süreç Yönetim Sistemi’ni içselleştirmeye başlamış, süreç iyileştirme çalışmalarını gerçekleştiren, Stratejik Plan ve Yıllık Plan ve Bütçe’yi oluşturan bir kuruluşta (süreç bazlı faaliyet ve bütçeden bahsediyorum), yeni bir sisteme geçerim: Akış Şeması kullanmadan, Excel ile süreçlerin adımlarını oluşturmak.

Zannetmeyin ki bu zor bir iş. Süreç sahibi eline kalemi ve kağıdı alarak adım adım süreci takip edip yazarsa, bir süreç 15 – 20 dakikada bitiyor (ama sürecin sahibi !).

Aşağıda (uyduruk)  bir örnek veriyorum. İşe Alma Süreci’nden bir kesit. İlk sütun sürecin adımlarını, ikinci süreç ise kimin yaptığını gösteriyor.

Şimdi bunu tamamladınız, ikinci sütunu filtreleyin, örneğin İK uzmanını seçin, ne elde ettiniz ? İK uzmanının o süreçteki rol tanımını. Bütün süreçleri bu şekilde oluşturduğunuz zaman da, hem bütün süreçleri tanımlamış olursunuz, hem de pozisyon bazında her kişinin rol tanımını. Görev tanımı yazmaktan da kurtulmuş olursunuz. Birileri de size sorarsa “ne iş yapıyorsunuz ?” siz de bu şekilde rahat rahat anlatabilirsiniz.  Küçük bir öneri, henüz başlangıç aşamasındaysanız, bu yöntemle başlamayın lütfen.

Devam edecek..