Akış Şeması Yerine…

Bir önceki yazımda, “Akış Şeması” yerine kullandığım “Fonksiyonel İlişki Şeması”nı anlatmıştım. Süreçlerin çok kısa sürede, çalışanları sıkmadan ve bunaltmadan tanımlanması için literatürde de yer alan bu şemanın, Süreç Yönetim Sistemi’nin içselleşerek kurulması ve yönetilmesi için çok ideal bir yöntem olduğunu yinelemeliyim.

Şemaların çizilmesi önemli ancak tüm süreç sahiplerinin FİŞ’leri çizdikten sonra, Yönetim’in önderliğinde 1-2 günlük bir toplantı yapması daha da önemlidir. Özellikle üst süreç sahipleri olan direktör, genel müdür, ve genel müdür yardımcıları gibi Üst Yönetim Kadrosu’da bu şekilde işin içine girmiş olur (Hocam, biz gelmesek olur mu ? sorusunu çok duymuş olduğumu itiraf etmek durumundayım. Yanıtımı ise tahmin edebilirsiniz).

Tüm süreç sahipleri diğer süreçlerin nasıl işlediğini de bu toplantıda öğrenebilir (zorunlu olarak !). Çizimlerdeki olası küçük değişiklikler de bu toplantıda yapılır. Toplantının süresi kuruluştan kuruluşa değişir. Daha önceki yazılarımda değindiğim “çete savaşları”nın yoğun olduğu kuruluşlarda, süreç sahiplerinin belli bir süreden beri devam eden şikayetleri, bıkkınlıkları vb. gibi konular gündeme gelebilir (eteklerdeki taşlar). Dedim ya: sabır ve terapi…

Geçen yazımda belirttiğim, birbirini takip etmeyen aşamalardan oluşan, değişik faaliyetlerin uygulandığı, özellikle sonu “Yönetilmesi” ile biten bazı destek süreçlerin (yazılı süreçlerin) tanımlanmasında da aynı sistematik kullanılır.

Ben normal olarak iş süreçlerinde “prosedür” kelimesini sevmem ve kullanmam. Prosedürler genelde belli kritik sektörlerde (report characteristicleri olan) üretim süreçlerinde gereklidir (dikkat ederseniz yeni bir sınıflama daha getirdim).

Talimatları ise sadece “mavi yaka” için (detaylı anlatım) kullanırım. Beyaz yakalı her bir çalışan süreç yönetim sisteminde bilfiil görev alıyorsa, detayı da biliyordur….

Şimdi gelelim önemli bir konuya. Biliyorum söylediklerim bir tartışma yaratacak: “Stratejik Plan” bir süreç mi ? “Yıllık Plan ve Bütçe” bir süreç mi ? Bu gibi örnekleri çoğaltabilirim.

Ben bunları süreç olarak ele almıyorum. EFQM Mükemmellik Modeli’nin de yardımıyla bu gibi yapılası işlere “Approach” yani “Yaklaşım” adını veriyorum. Yukarıda verdiğim 2 örneğe benzer olarak: Süreç Yönetim Sistemi Yaklaşımı, Liderlik Yaklaşımı, Değerlendirme ve Gözden Geçirme Yaklaşımı gibi tanımladığım bir çok faaliyet var. Bunları tanımlamak için de FİŞ değil diğer yöntemi kullanıyorum (yazılı yöntem). Bunun birkaç tane nedeni var. Dikkat ederseniz bu yaklaşımlar genelde 1 kişiye sahiplendirilecek konular değil. Zaten 1 kişiye sahiplendirirseniz (sözüm meclisten dışarı), konu ISO 9000’deki örneğe benzer. Yani “haydi müdür stratejik plan yap” diyemezsiniz. Ayrıca, bu şekilde tüm Üst Yönetim’i işin içine çekmek de zor olur.

Bu amaçla, gerek liderlik, gerek iç iletişim ve katılım, gerek yaygınlaştırma, gerek içselleştirme vb. nedenlerden dolayı, kuruluşlarda “Kurul” sistematiği getirdim. Örneğin “Liderlik Kurulu”, “Direktörler Kurulu” vb. gibi. Yine örneğin “Stratejik Plan Yaklaşımı”nı, Genel Müdür ile Direktörlerden (veya Genel Müdür Yardımcıları) oluşan Direktörler Kurulu’na sahiplendirdim. Bu gibi kurulların bir çok faydası görüldü.

Devam edecek..