Bıktık Akış Şeması Çizmekten..

Süreç listesi oluşturulduktan sonra  ana süreç sahipleri olan müdürler, süreçteki paydaşlarının belirlenmesi ve süreçlerin etkin bir biçimde yönetilebilmesi için, makro düzeyde sürecin: asıl tedarikçilerini, asıl girdilerini, asıl çıktılarını, asıl müşterilerini ve fonksiyonlarını belirler. Amaç sürecin dış çevresiyle etkileşimini ortaya koymaktır.  Süreç sahibi, “incelenen sürecin etkilediği fonksiyonlar hangisidir ?” sorusunu sorarak, sürecin sınırları içinde kalan fonksiyonları belirler.

Süreçte yer alan fonksiyonlar, kuruluş içinde (departman, bölüm, kurul vb.) olabileceği gibi, işbirliği yapılan bir başka kuruluş da olabilir (tedarikçi, resmi otorite vb.). Örneğin: “Yardımcı Malzeme Satınalma” sürecinde, Üretim, Satın-alma, Muhasebe, Finansman, Yönetim ve Tedarikçilerin süreci etkilediği belirlenmiştir (anlaşılması için çok basit bir örnek vermeye çalıştım). Fonksiyonlar belirlendikten sonra süreç sahibi bu fonksiyonlarda görev alan çalışanlar ile bir ekip kurar. Ekip üyeleri süreçte yer alan kendi fonksiyonlarının haricindekilerin sürece katkılarını, neler yaptıklarını bilemeyebilirler, bu da tek yanlılığa, objektif davranamamaya yol açar. Ayrıca fonksiyonel organizasyonlarda İç Tedarikçi ve İç Müşteri kavramları pek bilinmediğinden, bu çalışmalarda bu kavramların yerleşmesi sağlanır.

Ekip toplanarak “Fonksiyonel İlişki Şeması”nı (FİŞ) çizer. Bu şema süreçte yer alan fonksiyonların aralarındaki ilişkilerin şematik bir biçimde ifade edilmesidir. Her bir ana sürece ait FİŞ’te, sürecin asıl girdileri, asıl tedarikçileri, asıl çıktıları ve asıl müşterileri ile süreçte yer alan fonksiyonlar tanımlanır.

FİŞ’ler Süreç El Kitabı’nda “Süreç Tanımlama Formları” ile beraber yer alır (bu form örneğini de ne yazık ki büyüklüğünden ötürü veremiyorum, ancak dileyenlere gönderebilirim).

Süreç’in tanımı literatürde şöyledir: “Belirli bir dizi girdiyi, müşterileri için belirli bir dizi faydalı çıktıya dönüştüren, tanımlanabilen, yinelenebilen, ölçülebilen, tutarlı ve birbirine bağlı değer yaratan faaliyetler dizinidir”. Yukarıda verdiğim örnek bu tanıma uygundur. Ancak birbirini takip etmeyen aşamalardan oluşan, değişik faaliyetlerin uygulandığı özellikle bazı destek süreçlerde (örneğin “Sürdürülebilirliğin Yönetilmesi”, “İç İletişimin Yönetilmesi”, Tedarikçilerin Yönetilmesi” vb.) bir çizim yapılması mümkün değildir. Dikkat ederseniz tüm bu süreçler “Yönetilmesi” ile bitmektedir. Bu durumda, böyle süreçlerin tanımlanmasını prosedürel tarzda ve yazılı olarak yapmak en iyi çözümdür.

Devam edecek..