Süreçlerin Sınıflandırılması

Bir kuruluşta süreçlerin sınıflandırılması için genelde kullandığım yöntem “Değer Zinciri Analizi”dir.  Değer zinciri, kuruluşun  rekabet üstünlüğünün  gelişimini  incelemeye yönelik sistematik bir yöntemdir ve kuruluşun temel yetkinlikleri (kuruluşu diğerlerinden ayıran  ve kimliğini ortaya koyan yetenekler) ile beraber  rekabet üstünlüğünü  kazanmak için gerekli olan süreçlerin belirlenmesinde kullanılır.

Bu analizin yardımıyla, “Üst Süreçler” bazında “Temel” ve “Destek” süreçlerin ayrıştırılması  gerçekleştirilir. Stratejileri yaşama geçiren, destekleyen ve değer zincirinin itici gücü olan süreçler “Temel”, diğer üst süreçler ise “Destek” süreç olarak tanımlanır.

Aşağıda bu konu ile ilgili bir örnek paylaşıyorum. Unutmayınız ki, bu analizi müşteri beklentilerine dayandırarak yapmak durumundasınız. Bu amaçla, müşterinin sesini dinleyip onların  beklentilerini ortaya koymanız ve buna uygun olarak da süreçlerinizi sınıflandırmanız  gerekiyor…

Süreçlerin sınıflandırılması ile beraber “Üst Seviye Süreç Haritası”nı oluşturmanızı özellikle “içselleştirme ve yaygınlaştırma” yapabilmeniz amacıyla şiddetle tavsiye ederim (bu konuda da bir örnek vermek isterdim ama büyük bir görsel olduğu için okunma problemi oluyor.)

Süreçlerin sınıflandırılmasında son bir konuya daha değinmek isterim: Kritik Süreç… “Kritik Başarı Faktörleri – KBF” (kuruluşu müşteri onünde rakiplerinden farklı gösterecek, pazarda rakibine göre üstünlük sağlamasına imkan verecek, ölçülmesi  ve odaklanması gereken yönler) üzerinde etkisi büyük ve gelişme ihtiyacı yüksek olan  süreçler “Kritik Süreç” olarak adlandırılır. Bu süreçler, ana süreçlerin KBF’ler üzerindeki etkisini ölçen “Toplam Etki” (süreçlerin KBF’lere bağlı olarak toplam etkileri) ile sürecin iyileştirme ihtiyacını ortaya koyan “İyileştirme İhtiyacı Matrisi” tablolarından hareketle, her yıl belirlenmelidir.

KBF’ler, 4 – 5  yılda bir Stratejik Planı’ın yapılması sırasında tanımlansa da, her yıl iyileştirilen süreçler nedeniyle süreç iyileştirme ihtiyacı değiştiğinden, kritik süreçler de buna bağlı olarak değişebilmektedir. Bu nedenle her yıl kritik  süreçlerin belirlenmesi çalışması tekrarlanmalıdır. Yeni oluşturulan süreçler de, ilk yıl için kritik süreçler olarak tanımlanır.

Devam edecek..