Süreç Yönetim Sistemi

Kalite – Süreç Yönetim Sistemleri’nin en zorlayıcı, bıktırıcı unsurlarından biri, herhangi bir iş sürecinin nasıl tanımlanması gerektiği konusudur. Bir çok çalışan, süreç sahibi ile birlikte (bazen Kalite veya Süreç Yöneticileri ile), belki bir eğitmen veya danışman yardımıyla uzun saatler boyunca dikdörtgen, daire, çizgi gibi bir çok geometrik şekil ile süreçleri önce kağıt üstünde, sonra da elektronik ortamda oluşturmaya çalışır. Şemadaki her bir unsurun çalışanlara anlatılması saatler, günler sürer. Çoğu zaman da bunlar sadece doküman olarak bir yerlerde denetim maksadıyla arşivlenir, içselleşmesi güç olur. Kısa yoldan gitmek isteyenler veya zaman baskısında olan şirketler ise Kalite Yöneticileri’nden akış şemalarını çizmelerini ister (hani bir işi o işi yapan bilirdi ?). Daha da kısa yoldan gitmek isteyenler, bu işi Danışman’ın yapmasını ister. SAP sürecinde çoğu danışman, çalışmaları önce gruptan ister ancak iş uzun sürünce kendileri yapar ve altına da imza alır (eleştirdiğim için söylemiyorum).

Koç Holding grubunda iken uzun bir süre Arturo Onnias ile beraber danışmanlık yapma olanağı buldum. Bir kuruluşta süreçleri incelerken kendisi bana dönüp, “Doktor, neden her kuruluş iş akış şemasını kullanıyor, akış şeması aslında bir problem çözme aracı” demişti (kendisi aynı zamanda Juran Institute – Problem Solving Tools’un da yazarıdır). Nedenini sorduğumda bana uzun uzun anlattı, ve o günden sonra “süreç iyileştirme çalıştırmaları” haricinde süreçleri tanımlarken bir daha akış şemasını ne kullandım ne de kullandırttım. Bana inanın çok daha kısa sürede, çalışanların içselleştirerek ortaya koyacakları yöntemler var. Aslına bakarsanız bizler de nihayetinde adam/saat ile para kazanan insanlarız. Akış şeması vb. gibi teknikler, bizlere bu konuda çok yardımcı oluyor. İş lastik gibi uzadığında, oh oh oh (kimse de bana kızmasın !). Oysa bana inanın bu işi bu kadar zorlamanın alemi yok. Çalışanları ve şirketi süreçlerden nefret eder hale getirmemek gerekiyor (hislerinize tercüman oldum !). Aklınızdaki sorular bana daha önce defalarca sorulmuştur. 100’den fazla kuruluşta Süreç Yönetim Sistemi’nin kurulmasında yardımcı oldum. Bunların hepsi ISO ile ilgili dokümanlarında bu yöntemi kullandılar. Ayrıca yine danışmanlığını yaptığım Türkiye ve Avrupa Mükemmellik Ödülü alan kuruluşlar da bu yöntemi kullandılar. Bu nedenle doğruluğu da kanıtlanmıştır (bağlantılarımın arasında bu kuruluşlardan dostlarım var, onlar da isterlerse katkıda bulunabilirler). Nedir bu yöntemler ? “Süreç” konusu daha çok yazı kaldırır. Hepsini paylaşmaya çalışacağım. Süreç’i umacı olmaktan çıkartmak için elimden geleni yapacağım. Devam edecek..