Kafamdaki Deli Sorular

Üniversitede ders verirken, ders ile ilgili soru yerine, 2 farklı  soru ile karşılaşır hoca milleti: “Hocam, ders notlarını verecek misiniz ?” veya “Hocam, bunlar sınavda gelecek mi ? Neden ? Çünkü herkesin kafasında en çok dert ettiği ve hedefe kilitlendiği konu bu.

Bu örneği neden verdim ? Birkaç günden bu yana bir yığın telefon veya mail aldım. Tahmin edin ne soruluyor ? “Hocam, bizim kuruluşta şöyle bir derdim var, bu konuyu nasıl çözmeliyim ?”.  Yerden göğe kadar haklısınız arkadaşlar, çünkü işiniz bir an önce bu derdinizi ortadan kaldırmak. Eğitimler interaktif olduğu için bu konu çabuk çözüme kavuşuyor, ancak iş yazıya döküldüğü zaman bir az zor. Bu nedenle daha önceki “Ne yapacağımı bilemiyorum” adlı yazıda bu ve bu gibi konulara değinmiştim.

Kafanızdaki soruları biliyor muyum ? Evet biliyorum.. Unutmayın ki, herkes T.C. sınırları içinde bir kuruluşta çalışan bir vatan evladı. Bu nedenle de sorular ister istemez benzer nitelikte oluyor. Ama sizler yine de zaman zaman bu soruları sormaya devam edin ki, benim atladığım bir konu olmasın.

Ana soru;  süreçlerin listelenmesi ile ilgili, çünkü bana göre de en önemlisi bu bölüm. Herkese yarar olsun diye İnsan Kaynakları Yönetimi üst sürecini örnek olarak kullanacağım. Bu üst sürecin sahibi organizasyonda müdür üstü görev yapan İK direktörü veya İK’dan sorumlu GMY’dir. Ana süreçleri ise:

• Seçme ve işe alma
• Oryantasyon programının uygulanması
• Eğitim programlarının uygulanması
• Performans sisteminin yönetilmesi
• Kariyer yönetim sisteminin yönetilmesi
• Özlük işlerinin yönetilmesi ve ücretlerin ödenmesi
• İç iletişimin ve katılımın yönetilmesi
• Onurlandırma ve ödüllendirmenin yönetilmesi
• Endüstriyel ilişkilerin yönetilmesi
• Çalışan şikayetlerinin yönetilmesi
• Destek hizmetlerinin yönetilmesi

Bu örnek, Türkiye’de Kalite Ödülü almış çok büyük bir kuruluşun ana süreçleridir (normal olarak visio’da çizilen akış şemalı süreçler). Bu örneği kullanarak ileride yayınlanacak bölümlerde bilgiler paylaşacağım. Şimdi, kuruluşun büyüklüğüne göre, örneğin oryantasyon sürecini seçme ve işe alma süreci ile beraber ele alabilirsiniz. Sendika yoksa, endüstriyel ilişkilerin yönetilmesi sürecini unutabilirsiniz. Bazı kuruluşlarda performans ve kariyer süreçleri Yetenek Yönetim süreci olarak tanımlanır. Bazı kuruluşlarda idari işler süreci vardır ve bazen İK’nın yönetilmesi sürecinin altındadır. Sonuç olarak, bu bir gömlek gibi değil. Kuruluşun yaptığı işlere ve bu işlerin önemine göre süreçler listelenmelidir.

Bir kuruluşta satın alma süreci (genelde Tedarik Zincirinin Yönetilmesi üst sürecinin altında bir ana süreç olarak nitelendiririm): şimdi ilk bakacağınız şey, iç satın alma mı, yoksa dış satın alma mı ? Eğer her ikisi de var ise, mutlaka ayırın derim. İç satın alma sürecinde hammadde mi yoksa ambalaj malzemesi mi ? Mutlaka ayırın diyemiyeceğim çünkü bu sürecin durumu kuruluşa göre değişir. Malzeme sürecine bakalım. Şimdi burada girdi kontrol var mı ? Eğer varsa bu süreç bir ana süreç mi olacak yoksa satın alma sürecinin bir adımı mı ? Örneğin ilaç sektöründe konunun önemi gereğince bunu mutlaka ayırmanız gerekir. Şöyle kabaca bir bakarım duruma. Eğer kalite güvence müdürü yoksa, bu işin zaten çok önem arz eden bir iş olmadığını görürüm. Yani bir ana süreç olmaz. O zaman bu sürecin bir adımı olarak satın alma sürecinin içine bir adım olarak monte ederim.

Normal olarak bir sürecin çıktısının müşterisi o sürecin sahibi olmaz. Yine aynı örnekte, referans kontrolünü süreç olarak ortaya koyarsak, sürecin çıktısının müşterisi de yine İK müdürü. Yani süreç devam ediyor. Bunu ana süreç olarak niteleyemezsiniz.