Sözüm Meclisten Dışarı !

Yazılarımı takip edenler bilir, ara sıra bilgi vermekten uzaklaşıp, bazı deneyimlerimi, başıma gelenleri paylaşıyorum. Bunu yapmaktaki amacım aslında yine bilgi vermek. Hep söylediğim gibi, bizim işimiz 2 yönlüdür: maddi yönü sistem ile ilgili, manevi yönü ise insan ile ilgili. İşimiz “değişim yönetimi” ise (ki öyle), insan ile, hele değişmesi en zor olan yetişkin insan ile ilgili. İşte bugünkü yazı da büyük ölçüde bu unsur üzerine… Yaşadıklarım, T.C. sınırları içinde var olan başka bir kuruluşta da büyük bir olasılıkla yaşanıyordur.  Sizin kuruluşunuzda da yaşanıyorsa, sözüm meclisten dışarı diyeyim….

Danışmanlığını yaptığım kuruluşlarda Genel Müdür’ler, liderlik ve iç iletişim yaklaşımları doğrultusunda, her yıl 2 defa “bilgilendirme toplantısı” gerçekleştirirler.  Amaç, elde edilen sonuçları değerlendirip, yeni dönem hedeflerini vermektir. Satış organizasyonunun bulunduğu kuruluşlarda bu toplantılar, yıl sonu ve ara yıl toplantıları ile beraber yapılır. Eğer kuruluş bütçe ayırmışsa , bunlar çoğunlukla 1 – 2 gün sürer ve bazen deniz kenarında, bazen dağda, bazen de şehirde ama genellikle bir otelde gerçekleştirilir. Toplantı salonuna girilirken, belki kuruluş için bestelenmiş bir marş veya ona benzer bir şey gümbür gümbür çalar, herkes eşlik eder. Bir kıyamet, bir coşku. Gün içinde çeşitli konular konuşulur, tartışılır, önceki performanslar açıklanır, yine alkış – kıyamet. Genelde ben de çıkarım ve bir şeyler anlatırım veya davetli başka hocalar vs. Çay, kahve ve yemek aralarında sohbet, muhabbet, akşam da eğlence (gala gecesi, hem de kravatlı – ceketli). Belki bir şarkıcı da çıkar, sonra halay, göbek vs. Severim, güzel bir motivasyon unsurudur.

Konumuza dönelim: Hedefler… Ancak uyarayım, bundan sonra anlatacaklarım, hedefleri geçen yazımda açıkladığım şekilde oluşturan kuruluşlar için geçerli.

Toplantının sonlarına doğru hedefler açıklanır.   O kadar analiz yapmışız, çalışmışız, Üst Yönetim ile mutabık kalmışız  ve hedefi (uyduruyorum) 100 olarak belirlemişiz. Ancak 2 günlük toplantı süresince  motivasyon uzay,  çalışanlar gaza gelmiş ve “Sayın Genel Müdür’üm bırakın bizi 120 yapalım”a bağlamışlar. Şimdi olmaz mı denecek ? “Eh madem yaparız diyorsunuz, hodri meydan, tamam 120 olsun” (genelde de ertesi günü o haydi 120 yapalım diyenler bin pişman). Zıplamalar, lay lay lomlar, yine bağırış, çağırış, kıyamet ama Engin yine şok (değişim hemen olmuyor, sabır ve terapi !). İşte ben bu tür hedeflere “gaz hedefi” adını veriyorum.

Ben neden şok?  Herşeyden önce bu performansları izlerken  (gelecek yazımda anlatacağım) hangi hedef esas alınacak, 100 mü, yoksa 120 mi ? Bütçe 100 hedefine göre yapılmıştı, 120 hedefi için tekrar bütçe mi yapılacak ? Bu hedeflere uygun olarak yıl sonu performans değerlendirmesinde prim ve ücretler neye göre belirlenecek ? Eğer bütünleşik bir sistem yaratmak istiyorsak, bütün bunları düşünmemiz gerekiyor. Tabii, “120 yapalım da gerisini boşver” de denilebilir…..

Oldu ya, 120 hedefi tutturuldu (aferin?), çoğu kişi belki bunu alkışlar. Bana  göre (yani sisteme göre) bu, alkışlanacak bir durum değildir. Eğer bu kuruluş 120 hedefini tutturduysa ilk sorum “neden hedef olarak 100 verildi ?” olacak. Hedef mi yanlış verildi, yoksa daha yüksek hedef vermekten çekinildi mi ?

Madem eldeki kaynak ve yeteneklerle 120 yapabiliyorsunuz, o halde verimsiz çalışıyorsunuz ve kaynak israfı ile verimsizlik var. Şimdi, hedef olan 100’e ulaşmak için belirlenen süreç ve göstergelere bakalım. Satış elemanı sayısını, satıcıların ziyaret sayılarını, reklam ve promosyon harcamalarını vb. neye göre belirlediniz (13. yazımdaki şekli hatırlayın) ? 100 hedefine uygun.  Hele hele, bu işin sonunda ücret ve primler bu hedeflere göre belirleniyorsa (ki genelde öyle yapılır), yandık. Talep tahminlerini, rekabet analizini kim yaptı (tabii, bu arada bir rakip çuvallamadıysa) ?  “3 aylık talep tahminleri” pazarlama bölümünün süreci (performans değerlendirmesinde ve süreç göstergesinde mutlaka “talep tahminine uyum oranı”nı koyarım). Şimdi bu tahmin 100’e göre yapıldıysa, ancak talep gerçekten 120 oluyorsa ne olacak ? Kısaca anlatayım: satınalma planını buna göre yapmış, tedarikçi de öyle, haydiii, satınalma telaş içinde… Üretim, planını 100’e göre yapmış, ama bir anda 120, haydiii üretim telaş içinde, fazla mesailer, yorgunluklar, kalite sorunları….. Finans, planını 100’e göre yapmış ama 120 için para gerekiyor, haydiii yine bir telaş. Ancak satış kral, müşteri ve sipariş var…. İşte size bir “çete savaşı”. Yine genelde aferin kime ? Satış bölümüne.

Sonuç; geçen yazımda ifade ettiğim, “tam belirsizlik”ten “kısmi belirsizlik” durumuna geçiş önem taşıyor. Ancak bunun için çok iyi bir analiz ve planlama gerekiyor. Hele bu, nelerin  olacağı belirsiz bir dünyada, her şeye hazırlıklı olmak, alternatif senaryoları hazırlayıp,  bunlara uygun olarak yapılan planları çekmeceye koymak şart olmuşsa.

Çok mu cesur konuşuyorum ? Instoş’da olsa belki de linç edilmiştim (şükür burada böyle bir dert yok). Ama yapmamız gereken, gerçekleri söyleyip buna uygun çalışmalar yapılmasını sağlamak. Ben söylemeye devam..