600 kişinin çalıştığı bir fabrikada % 5 fire normal kabul ediliyorsa (kabul edilebilir fire oranı), 30 kişiye fire üretecekleri biline biline maaş ödenmektedir. Peki ya bir şirkette 100 faturadan 8 tanesi yanlış kesiliyorsa veya yanlış yere gönderiliyorsa ?
Uzun süreden beri varlığını sürdürmekte olan şirketler karşılaştıkları sorunları veya yukarıda bazı örnekleri verilmiş olan olumsuzlukları çözerek bugünlere gelmişlerdir. Ancak bu sorunlar çoğu zaman sadece geçici önlemler alınarak çözülmeye çalışılmış, bu da kalitesizlik maliyetlerinin artmasına neden olmuştur. Ancak günümüzdeki rekabetçi yapıda müşteriler şirketlerin bu sorunlarının bedelini ödemek istememekte, zamanında, ucuz ve kaliteli ürün-hizmet beklemekte, bu sağlanamadığı takdirde aynı ürün veya hizmeti sunan rakipleri tercih etmektedirler. Müşterilerin bu isteklerini karşılamak artık klasik yaklaşımlarla mümkün olmamaktadır.
Kalite Kontrol’un klasik yaklaşımına baktığımızda süreçlerin belirlenmiş limitler dahilinde kontrol altında tutulduğunu, önceden kabul edilmiş bir oranda hurda-fire ya da müşteri memnuniyetsizliği oluştuğunu ve bunun normal karşılandığını görmekteyiz.
Kalite İyileştirme (Quality Improvement) kavramında ise herhangi bir sorun olmasa bile, bütün süreçlerin performanslarının sorgulanarak iyileştirme fırsatlarının belirlenmesi ve iyileştirilmesi mantığı vardır.
Sürekli Iyileştirme (Continuous Improvement) ise bir iyileştirme projesinin bittiği noktadan, başka bir projenin başlamasıdır. Bu kavram beyinlerdeki durağanlık (status quo) mantığının yok edilmesini gerektirir. Çünkü ulaşılan seviye hiçbir zaman yeterli olmamalıdır. Bu kavram içinde herkesin sürekli olarak sorması gereken soru şudur: “işimi nasıl daha iyi yapabilirim, yaptığım iş mükemmel veya yeterli değildir, daha iyi yapılabilir”. Bir annenin kucağındaki bebeği yere düşürmesi normal kabul edilemeyeceğine göre, üretim veya iş süreçlerinde de hata, fire veya olumsuzlukların normal kabul edilmemesi gerekir.
Toplam Kalite Sistemi’nde; organizasyonun her kademesinden çalışanlar, iş ve imalat süreçlerini iyileştirmek, sorunları çözmek, müşteri tatminini sağlamak , ürün kalitesini geliştirmek için yetkilendirilmekte ve böylece sürekli iyileştirme çalışmalarının gelişmesine yardım edecek “öğrenen, düşünen ve geliştiren” şirket kültürünün yaratılmasına çalışılmaktadır.
Sürekli iyileştirme çalışmalarının esasını ekip çalışması oluşturur. Ekip çalışması insanların sık sık toplanması, dostane ilişkiler içinde bulunması veya bir işi birlikte yapmaları değildir. Ekip çalışması, belirli hedefleri, yöntemleri ve uyulması gereken bir disiplini olan bir çalışma şeklidir. Ekipler belirli bir sistematik yaklaşımla verileri ve uygun teknikleri kullanarak ellerindeki sorunları, olumsuzlukları kapsamlıca araştırır, asıl sebepleri (insan’dan makine’den, malzeme’den metod’dan ve çevre’den kaynaklanan) belirler ve çözüme kavuştururlar.
Organizasyonun her kademesinden çalışanlar, iş ve imalat süreçlerini iyileştirmek, problemleri çözmek, müşteri tatminini sağlamak için esnek ve yeni bir iş yapısında bir araya gelerek, ürün /hizmetlerini geliştirmek için yetkilendirilirler.
Sürekli iyileştirme çalışmaları için en yaygın olarak kullanılan 3 ekip türünden bahsetmek mümkündür.
İyileştirme Proje Ekipleri
İyileştirme proje ekipleri, profesyonel kişiler, uzmanlar, yöneticiler ve icrayı bizzat gerçekleştiren, şirketin başarısı üzerinde önemli bir etkiye sahip olan, taktik ve kronik bir üretim problemini çözmek için bir araya gelen, 5 – 8 kişilik fonksiyonlar arası çalışma gruplardır.
Süreç Geliştirme Ekipleri
Şirketlerin kalıcı başarısı için stratejik öneme sahip tüm iş süreçlerinin fonksiyonel yapılanma ve karar mekanizmalarının getirdiği tüm kısıtlamalardan kurtarılarak, gerekli iyileşme ve sıçramayı sağlıyacak sekilde geliştirilmesi gereklidir. Bu ise şirketlerin tüm ana iş süreçlerinin birbiriyle ilintisi ve etkileşimlerinin gözetilerek, sistematik bir şekilde ele alınması ve geliştirilmesi ile mümkün olabilir. Fonksiyonlar arası ekipler iyileştirilecek sürecin analizini yapar, süreçteki kopuklukları belirler ve yeniden tasarlar.
Kalite Çemberleri
Kalite Çemberleri, çalıştıkları iş ortamıyla ilgili problemleri çözmek için gönüllü olarak bir araya gelen çalışanlardan oluşur. Genellikle işçi seviyesinde katılımlar fazladır. Kalite çemberleri yalnızca verimliliği ve kaliteyi arttırmak için değil, aynı zamanda çalışanlar tarafından, kendi iradeleriyle, işlerini daha anlamlı ve değerli kılmak üzere oluşturulmaktadır.
Başarılı şirketler sorunları erken teşhis edebilme ve ortadan kaldırmada hızlı ve etkin davranabilen şirketlerdir. Bu tür şirketler karşılaştıkları her sorundan ders almakta, öğrenmekte ve sorunların sayısının şirket neticeleri üzerindeki olumsuz etkisini giderek azaltmaktadır, yani kısaca önlemektedir.
Sürekli İyileştirme yaklaşımı genellikle sürece, organizasyona, davranışlara, kültürel hususlara, bilgi kullanımına ve sonuçların izlenmesine yönelik radikal iyileştirmeler gerektirir. Böylece :
- Tekrarlanan hataların elimine edilmesi sonucunda, yönetime, çalışanlara sorun önleme ve süreç iyileştirme için daha fazla zaman kalır
- Organizasyon engeller daha kolay yıkılır ve şirket içinde ben kavramı yerine biz kavramı hakim olur
- Başarılı grupların takdir edilmesi ve ödüllendirilmesi yeni ekiplerin oluşumunu motive eder
- Çalışanlar ve yöneticiler kurum kültürü şemsiyesi altında bir bütün olabilir