Baş Ağrıtan Hedefler ….

Geçen yazımda vermiş olduğu şekili özetlemekle  başlayayım… Süreçleri oluşturduk, sahiplendirdik, tüm göstergeleri belirledik. 3 – 4 yıllık Stratejik Plan’ımız da (SP) mevcut. Yıl sonundayız ve hem Stratejik Plan’ı revize edeceğiz (dinamik Stratejik Plan), hem de bir sonraki yıla ait Yıllık Plan ve Bütçe’yi (YPB) hazırlayacağız (tekrar ediyorum Bütçe’yi değil).

Şimdi bakalım… Stratejik Plan’ı hangi amaçla yaptık ? Vizyona ulaşmak, misyonu gerçekleştirmek üzere yapılacak çalışmalar için gerekli olan maddi ve beşeri kaynak kullanımının 3 – 4 yıllık bir zamana yayılmasını sağlamak amacıyla.   Yıllık Plan ve Bütçe neydi ? Kısa vadeli (1 yıl) hedefleri  ve bunların gerçekleştirilmesi için planlanan faaliyetleri, ilgili süreçlerin kapsamında belirtilmiş şekilde içeren bir plan. Neden bunu yapıyoruz ? Pazar, ekonomik göstergeler, paydaş beklentileri, rekabet, sosyal, politik, teknolojik, yasal vb. gibi SP’nin yapıldığı zamanda öngörülememiş değişim ve değişiklikleri, mevcut SP ile birlikte ele alarak değerlendirmek, gözden geçirmek, gerekiyorsa revizyonlar yapmak için.

İşte tüm hedefler bu aşamada (SP – YPB’nin Yapılması  yaklaşımının  çeşitli aşamalarında) sahiplerine verilir.

Öncelikle, yapılan çalışmalar (Mevcut Durum Analizi)  doğrultusunda stratejilerin yaşama geçirilmesinde ne ölçüde başarılı olunduğunu gösteren ve kuruluş ile Genel Müdür göstergeleri olan Ana İş Hedefleri (AİH) vizyon, misyon ve genel stratejiye uygun olarak Yönetim Kurulu tarafından belirlenir.  Yazı dizisinin 9. Bölümünü hatırlayın lütfen. O yazıda bir şema vermiştim. Pazardaki fırsatlar, kuruluş yetkinlikleri, rekabet vb. gibi unsurlar detaylı bir şekilde incelendiği için, aslında kuruluşun ne olması gerektiği konusunda bilgiler tamdır. Çalışma Üst Yönetim tarafından (GM ve Direktörler) gerçekleştirildiği için (kuralım bu !) her şey ortadadır ve burada amaç daha çok Yönetim Kurulu onayını almaktır (eğer sözünü ettiğim çalışma iyi bir şekilde yapılmışsa, bu konudaki YK toplantısı bana inanın çok kısa sürer, yani sadece bilgilendirme ve onay).

Unutulmaması gereken konu; AİH’lar finansal boyutta hissedar beklentilerini karşılayan göstergelerdir ve YK’ya düzenli olarak rapor edilirler.

Genel Müdür, Yönetim Kurulu’ndan Ana İş Hedefleri’ni aldıktan sonra bu hedefleri Direktörler’e indirir (bu yaklaşımın uygulanmasından Direktörler Kurulu adını verdiğim ve Genel Müdür ile Direktör’lerden oluşan kuruldur. Direktör unvanının yerine başka bir unvan kullanılıyorsa, bu kurula genellikle “Üst Yönetim” adını veririm).

Şekile bakın lütfen. Aşağıdaki çizgiler, kuruluşun şu andaki mevcut durumu. 3 ayrı hedef verimiş (AİH). Hangi hedefe ulaşmak istiyorsunuz ? Hepsinde yapılması gereken faaliyet ler ile bütçe – insan gücü farklı olacaktır.

Direktörler, AİH’lara ulaşmak için gerekli olan Temel Performans Göstergesi hedeflerini hem kendi aralarında hem de Genel Müdür ile uzlaşarak belirler ve sahiplendirirler.

AİH ve TPG hedefleri belirlendikten sonra Direktörler, kendi bölümlerindeki süreç sahipleri olan Müdür’lerle  yaptıkları toplantıda, Temel Performans Göstergeleri’ne ulaşmak için gerekli Ana Süreç Performans Göstergeleri’ni beraberce ortaya koyarlar.

Daha önce de belirttiğim gibi, YPB süreç bazlı yapılmaktadır. Elde hedefler de mevcut olduğuna göre, artık süreç sahipleri, rahatlıkla hedeflere ulaşmak için hangi faaliyetleri gerçekleştireceklerinin planlarını yapar ve bunlar SP ile YPB’ye dahil edilir.

Bir sonraki yılın hedeflerini belirlemede ana kural, AİH’lara ulaşmak, kıyaslama verileri de dikkate alınarak daha önce gerçekleşmiş bir performansın üstünde olmaktır. Herhangi bir yıl ilk defa izlenmeye başlanan bir PG’nin hedefi ancak bir yıl sonra verilir. Gerekli göstergeler kırılımlandırılmalı, böylece yayılımın izlenmesi ve hedeften sapma durumunda sapmanın nereden kaynaklandığı belirlenmelidir.

Hedeflerin belirlenmesinde, yaklaşım ve süreçlerde yapılması planlanmış olan iyileştirme – geliştirme faaliyetleri, yenileşim ve değişim projeleri, paydaş beklentilerinin dengelenmesi (iyileştirme fırsatları ve bütçe olanakları), kıyaslama – karşılaştırma faaliyet sonuçları kullanılmalıdır.

İşte bu kadar kolay (ya da bana öyle geliyor !). Burada bütün ustalık, kuruluşların çok iyi bir Mevcut Durum Analizi yaparak, tam belirsizlik halinden kısmi belirsizlik haline ulaşabilmeleridir.