Hep bilgi, hep bilgi…. Bugün bilgi paylaşmak yerine “Süreç Yönetimi Sistemi” kurmak amacıyla yardımcı olduğum kuruluşlarda edindiğim bazı deneyimleri anlatacağım (tabii içinde zorunlu olarak yine bilgi olacak !).  Daha önce de belirttiğim gibi, T.C. sınırları içindeki kuruluşlar büyük ölçüde birbirine benziyor. O nedenle bazı dostlarım bu yazının bir bölümünü büyük bir olasılıkla “bu bizim kuruluşta da oluyor” diyerek  okuyacaktır.

Öncelikle “çete savaşı” (belki bazılarınız bu terimi çok ağır bulacak ancak akılda kalması için böyle diyorum). Eğitim verirken veya danışmanlık yaparken başta, “sizde çete savaşı var mı ?” diye sorarım. Çalışanlar ya yok derler, ya da bana kızarlar. Ancak Süreç Yönetim Sistemi’ni kuramamış veya henüz içselleştirememiş kuruluşlarda çok yaygın bir olgu bu.

Örnek, kuruluş satış hedeflerine ulaşamamış (hedefler doğru mu verildi, o ayrı bir konu). Satıştan sorumlu bölüm ürünü üretememesi nedeniyle üretim bölümünü, üretim bölümü hammaddenin olmaması nedeniyle  satın alma bölümünü, satın alma bölümü paranın olmaması nedeniyle finansman bölümünü   suçluyor (burada iş bazen patrona dayandığı için suçlamalar son buluyor !). İşte ben buna “çete savaşı” diyorum.

Fonksiyonel bazlı kuruluşlarda, süreç bazlı kuruluşlara farkla gördüklerim: bu kuruluşlarda ortak hedefler belirsizdir veya yoktur, bölüm yöneticileri çoğunlukla kendi yaptıkları işlerin performansı ve yönetimi ile ilgilenmektedir, bölümler arası iletişim ve işbirliği zayıftır.

Bunun sonucu: yüksek oranda müşteri şikayeti, artan müşteri kaybı, azalan pazar payı, sonuçta da azalan gelir ve kar…

Her zaman söylediğim bir sözdür: “elimde sihirli değnek yok”. Süreç Yönetim Sistemi de bir sihirli değnek değil ki. Haydi, kurduk diyelim, zannetmeyin ki  bütün dertler ve tartışmalar (hatta bazen kavgalar) bir anda sona erecek. Ne yazık ki böyle olmuyor. Süreç sahipleri de sonuçta insan. Bu insanların yıllar boyunca edindikleri, alıştıkları bir iş yapma tarzları, toplantılardaki tartışmalar ile karşılıklı suçlamalar nedeniyle birikimleri, eteklerindeki taşlar var. Bunlar kolaylıkla değişmiyor. İşte bu aşamada bizler dahi herkes biraz sabırlı olmalı. Yaptığımız ne ? Sadece “Terapi”.

İşte bu nedenle bu sistemi kurmak o kadar kolay değil. Zaman istiyor, empati istiyor, karşılıklı anlayış istiyor, sabır istiyor. Ancak sonunda oluyor…..

Zannetmeyin ki bütün bunları hallettik, sistemi kurduk ve her şey dört dörtlük. İçselleşme ile beraber önce vizyon ve misyondan başlayıp stratejik plana, hedeflerin verilmesinden sonuçların izlenmesine, değerlendirilmesine, gerekli iyileştirmelerin yapılmasına kadar (göz korkmasın diye bu kadarını söyledim) tüm sistem ve yaklaşımlar Süreç Yönetim Sistemi ile entegre edilmezse  olmuyor, yine olmuyor.

EFQM Mükemmellik Modeli bu konuda bana ve kuruluşlara her zaman yardımcı olmuştur.

Devam edecek…